Зачем внедрять систему автоматизации для ресторана

Системы автоматизации ресторана давно перестали быть чем-то экзотическим, своего рода модным трендом. Сейчас элементы для интеграции с программно-аппаратным комплексом автоматического управления бизнесом встраиваются в тепловое, холодильное и кассовое оборудование на этапе производства. А существующие разработки для управления и контроля хорошо адаптируются к конкретным условиям.

Спектр задач, которые решаются системами автоматизации ресторанного бизнеса, можно разделить на несколько групп. Не стоит представлять себе это как крайности - либо только учет на уровне, примерно напоминающем 1С, либо какая-то экзотика с роботами. На деле все гораздо эффективнее и реально, без фантастики.

Задачи, успешно решаемые с помощью автоматизации в общепите, касаются всех областей деятельности и форматов конкретного предприятия. Для внедрения программно-аппаратного комплекса автоматизации пригоден модульный принцип - вы используете либо части комплекса с заданными функциями, либо объединяете все в одну систему. В большинстве случаев каждый модуль имеет полноценную функциональность в рамках делегированных ему задач.

Возможности и преимущества автоматизации ресторанного бизнеса

Проще изложить все это в примерном описании возможностей средств автоматизации общепита для групп задач. При этом следует учитывать, что средства автоматизации условно делятся как минимум на две группы - способные решать общие задачи и рассчитанные на использование в условиях определенной специфики, привязанные именно к бизнесу в сфере общепита.

Возможности, которые открывают перед организацией ресторанного бизнеса, системы автоматизации:

• введение нескольких уровней учета - по складу, производству, обслуживанию и расчету с клиентом;
• контроль бара с параллельным учетом продаж, количества остатков, расхода напитков, расчетов с клиентами;
• интеграция оборудования в сети учета и обслуживания, возможность введения полного контроля за цепочкой технологических процессов от закупки (склада) до выдачи готовых блюд и окончательного расчета с клиентом;
• организация учета подакцизных товаров с отправкой сведений в ЕГАИЗ и другие системы фискального учета.

Часть задач, которые успешно решаются системами типа 1С, может быть оставлена за ними, но с интеграцией в специфический комплекс автоматизации бара, ресторана, кафе.

Принципы автоматизации в общепите

При необходимости и желании можно довести уровень автоматизации и коммуникации до более интересных возможностей - например, система удаленного принятия заказа (изменения заказа) для официантов, которая работает на мобильных устройствах персонала в качестве нативного приложения. Таким образом можно получить интересный эффект - не только сделать обслуживание более быстрым, но и постоянно контролировать порядок работы и расчеты через центральную консоль.

Автоматизация в общепите решает часть узких задач, типичных для определенного сегмента деятельности. Удобство таких решений - это возможность приобретения программных комплексов с CRM, обеспечивающей адаптацию к конкретным запросам. Так, в условиях ресторана может быть налажен оперативный контроль за цепочкой исполнения заказа, при этом будет учитываться не только прохождение каждого заказа, но и любое изменение, например, замена продуктов, изменение технологической карты или калькуляции по отдельным блюдам, остаток по складу и конкретное наличие готовых блюд при обслуживании в формате шведского стола и бизнес-ланча.

Автоматизация при разных форматах обслуживания

Не стоит рассчитывать и на то, что обслуживание клиента индивидуально позволяет отследить все цепочки - проблема злоупотреблений персонала состоит не в отсутствии контроля, а в том, что выявить нарушение оперативно не удается, а впоследствии цепочка не прослеживается. При введении автоматизации в ресторане существенно повышается уровень оперативного отслеживания событий.

Пример такого решения - выдача клиентам только распечатанных счетов при расчете. Момент распечатки на принтере фиксируется, отменить печать заказа может только лицо, обладающее правами администратора системы. При этом доступ официанта и кассира к системе персонализирован пластиковой картой (именной). Любой разрыв цепочки расчетов от момента принятия заказа будет зафиксирован системой, которая запретит дальнейшие действия и сообщит об этом администратору.

Работа с автоматизацией в формате обслуживания “шведский стол”, бизнес-ланч и других форматах, при которых не всегда прослеживается отдельная цепочка конкретного заказа, позволяет оперативно сводить воедино отчетность по выдаче со склада, приходу в производство и кассовым чекам. Таким образом, хорошо отлаженная система способна выявить злоупотребление практически в момент его совершения.

Разработка алгоритма для конкретного ресторана бара, кафе или ресторана может быть индивидуальной или основанной ни гибкости адаптируемых модульных комплексов. Экономический эффект от внедрения подобных комплексов проявляется примерно через три месяца в виде снижения непроизводительных затрат и результатов применения оперативного контроля. Один из эффектов такого решения - психологическое воздействие на персонал и практически полное исключение из работы человеческого фактора в той части, которая не касается непосредственных взаимоотношений с клиентами.

Эффект от внедрения системы автоматизации в ресторане, кафе, баре

Задачи систем автоматизации настолько широки, что привязываться конкретно к одному из профилей в описании не имеет смысла. Показательна статистика их применения - снижение непроизводительных потерь на 15-20 % от комплексного внедрения в целом по предприятию или снижение потерь на ту же величину по одному из выбранных направлений. Это не значит, конечно, что эффект от применения отдельных модулей суммируется. Но с точки зрения администратора и владельца бизнеса эффект проявляется достаточно быстро и показательно в виде изменения соотношения выручки и дохода. Окупаемость таких систем зависит от ряда факторов - объема заявленных задач, внедрения конкретных программных решений, возможности интеграции с существующими аппаратными средствами или переоборудования предприятия под профиль автоматизации.